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海外拠点を国内からサポート。海外の管理体制について説明してみる

こんにちは!コーポレートの仁位(@niieee23)です。

ウォンテッドリーでは現在日本以外に、シンガポール/香港でもサービスを展開しています。

海外拠点に関する管理体制については、先日紹介した兼平の最新の経営管理のフロー海外のツール紹介でも少し触れさせて頂きました。

ただ、海外拠点は経営管理のみならず労務管理や現地専門家とのコミュニケーションをどうするかがより大変だったりします。

そこで今回はウォンテッドリーの海外拠点管理の今を詳しくお伝えしたいと思います!

  • 基本の考え方
  • 利用しているシステム
  • 社内コミュニケーションの取組

基本の考え方

海外拠点に限らず本社以外に他の拠点を出すとき、コーポレート業務については①本社で担う②現地の専門家に任せる、そして③現地で内製化して行うの3つの選択肢があります。

その中でウォンテッドリーでは基本的に①の選択をとっています。
(もちろん専門知識が必要な部分については現地の専門家にも入って頂きながら進めています)

どちらを選ぶかはコストやリソースを勘案した上で決める必要がありますが、コーポレートチームには専門性を持ったメンバーが集まっており、英語もある程度は使えるメンバーが多いため、本社で一元管理するという方法を選択しています。

利用しているシステム

現在の海外経理/労務に関する業務システムやフローは下記の通りです!

過去紹介した内容と被る部分もあるので、変更があった部分をメインに取り上げたいと思います。

なお利用しているのはシンガポール、香港ともに対応しているサービスなので、基本的な設計は両方変わりません!

(外部委託しているプロセスについては点線で囲っています)

購買

購買プロセスについては前回紹介した時から大きな変化はなく、稟議の申請・承認はGithub、その後の支払依頼はGoogleフォームで実施しています。

前回から追加した機能が1点だけあり、それはGoogle Apps Scriptを使ってGoogleフォームの申請が来た時にslackに通知を送るようにしたことです。

この機能を追加したことにより、よりタイムリーに漏れなく海外からの支払依頼に対応できるようになりました!


労務管理/給与計算

従来まではスプレッドシートを使用して給与計算を行っていましたが、現在はTalenoxというツールを導入しています!
何かいいツールはないかと「Payroll Hong Kong」等のワードで検索した結果見つけたのですが、トライアルをやってみても問題なく使えたので導入を決めました。

ツールを導入した背景は主に下記の2つです。

①スプレッドシートだと別途給与明細の発行をする必要がある
②現地の法定福利費の計算が複雑

必要な情報を入力すれば、各種の項目を自動で計算してくれる+給与明細も発行されるので、給与計算に関する工数はかなり減りました!

アカウントを付与すれば、現地の社労士さんにもいつでも内容を見てもらえるので、毎月問題がないか確認して頂き、その後必要な納付手続を実施してもらっています。
労務に関しては現地の法律の改正等日本にいるとキャッチアップが難しいことも多いので、現地の専門家の方の力を借りるのが安心です。

またTalenoxを導入してよかった点が、従業員に関する必要な情報を網羅的に入手できることです。

現地で日本でいう年末調整をやるときに「やばい、この情報本人に確認しないと!」ということがちょくちょくあったのですが、今は入社時のプロセスとしてTalenoxのアカウントを作り必要な情報を収集しているため、期末に慌てることはなくなりました。

会計システムのQuickBooksと連携できるのも経理としては非常にありがたいです!

財務会計

経理業務については本社のメンバーがQuickbooksで記帳を行い、税務申告や会計監査向けに会計事務所や監査法人とアカウントを共有して確認してもらうという方法ですすめています。

物理的な距離がある中で税務申告や会計監査をする際にネックとなるのが「必要な証憑(主に請求書など)をどう提出するか」ですが、Quickbooks上に請求書を添付すれば自由にデータを見てもらえるので、スムースにやり取りを行うことができます。

以前まで多かった「ぬくもりのある手作業」も減ってきており、効率的な記帳プロセスが徐々に整ってきているように感じます。

署名

書類を提出する際に、海外では押印より署名が必要なことが多いです。

そこでHELLOSIGNという電子署名のツールを導入しています!テンプレート設定やリマインド機能もあるので、便利なツールです。

社内コミュニケーションの取組

以上海外拠点に対する労務や経理周りの設計や取組を紹介しました。

元々国内において、リモートでも対応可能な非同期/同期コミュニケーションを意識した業務設計ができていたので、それを流用する形で海外管理部門も国内の少人数で対応できているのだと感じます。

ただ業務上のやり取りは十分にできても、現地の取組やどんなメンバーがいるかといった情報は、物理的な距離があるとなかなか共有し辛いのも事実です...

そこでウォンテッドリーでは月に2回海外事業のメンバーがオンラインで集まるAll Hands Meetingを実施したり、年に一度の全社集会では海外のメンバーも日本に来て参加してもらっています!(今年はコロナの影響でオンラインでの参加になりましたが)

また、最近は社内の「Internal Story」を利用して、定期的に海外の情報共有をすることも始めました。

コメント欄もあるので、海外と日本では生まれにくい「ちょっとしたやり取り」をするきっかけにもなっています。

距離があると同じメンバーである意識が薄れがちになってしまうので、多少やり過ぎになってもいいくらいの気持ちで海外メンバーとのコミュニケーションの場は設けるように心がけています。

最後に

今回は海外拠点に対するコーポレートチームの取組を紹介させて頂きました。
ぜひ他の企業様とも意見交換や情報共有をして、今後も積極的な改善に取り組みたいと思っています。

また、現在コーポレートチームを一緒につくってくれる方を募集しています。

私自身メインは経理ですが、システム図にある通りコーポレートは各分野が密接に関係している領域でもあります。そのため専門性の高い方だけでなく、領域にとらわれず横断的に多彩なチャレンジをしたい方の採用も始めました。

もし興味のある方はお気軽に応募してください!

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